Политика обработки персональных данных

Формирование, ведение и хранение личных дел работников

Работники, члены их семей

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от  26 марта 2004 г. № 2

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)

75 лет

Ведение трудовых книжек

Работники

В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“

-//-

Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования);

книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним –  50 лет

Ведение телефонного справочника

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, номер служебного телефона

-//-

1 месяц после увольнения

Ведение системы учета документооборота

Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника;

персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки

В отношении работников обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона);

в отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных

Персональные данные работников – 1 месяц после увольнения;

персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки

Ведение учета фактически отработанного времени

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)

3 года

Командирование

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки

-//-

3 года;

при служебных командировках за границу – 10 лет

Выплата заработной платы

Работники, члены их семей

Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)

75 лет

Выплата пособий по временной нетрудоспособности

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения о состоянии здоровья работника

-//-

75 лет

Применение мер поощрения

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения

-//-

75 лет

Привлечение к дисциплинарной, материальной  ответственности

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника

-//-

3 года

Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде

Работники, члены их семей

Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации.

-//-

В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140        ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“

Предоставление трудовых и социальных отпусков

Работники, члены их семей

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей)

-//-

Графики трудовых отпусков – 1 год;

приказы о предоставлении трудовых отпусков – З года;

по социальным отпускам – 75 лет 

Аттестация

Работники

В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784

-//-

Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет;

аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника

Формирование и ведение резерва кадров

Работники, иные граждане

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона

Согласие субъекта персональных данных либо абзац  шестнадцатый статьи 6 Закона

1 год

Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку

Работники

Паспортные данные, сведения о занимаемой должности

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)

5 лет

Участие в реализации образовательных программ дополнительного образования

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, возможна видеозапись

-//-

3 года

Изменение, прекращение трудового договора

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки, иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)

75 лет

Рассмотрение индивидуальных трудовых споров

Работники

Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в Организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуального трудового спора

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)

5 лет

Ведение воинского учета

Работники – военнообязанные, члены их семей

В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“

-//-

5 лет

Ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении

Работники, несовершеннолетние дети работника, их другой родитель

В соответствии с Положением о порядке направления населения на санаторно-курортное лечение и оздоровление, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 28 августа 2006 г. № 542

-//-

В соответствии с Главой 8 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций организаций и индивидуальных  предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения, установленного приказом Министерства юстиции Республики Беларусь, Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 апреля 2019 г. № 11

Ведение учета нуждающихся в улучшении жилищных условий

Работники, бывшие работники в случаях, предусмотренных законодательством, члены их семей

В соответствии со статьей 40 Жилищного кодекса Республики Беларусь

-//-

1 месяц после увольнения, если отсутствует право состоять на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий

Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц

Работники

В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета

Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)

5 лет

Оформление необходимых для назначения пенсии документов

Работники

В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“

-//-

До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение

Расследование несчастных случаев на производстве

Работники

В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“

-//-

10 лет

Цели обработки персональных данных

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Перечень обрабатываемых персональных данных

Правовые основание обработки персональных данных

Срок хранения персональных данных

Осуществление административных процедур

Работники, в том числе бывшие работники

В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона)

В зависимости от административной процедуры в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“

Рассмотрение обращений, в том числе внесенных в книгу замечаний и предложений

1. Лица, направившие обращение

2. Иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении

Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, адрес места жительства (места пребывания), суть обращения, иные персональные данные, указанные в обращении

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(абзац двадцатый статьи 6 и абзац шестнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункт 1 статьи 3 Закона Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“)

5 лет с даты последнего обращения;

5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений

Предварительная запись на личный прием

Лица, обращающиеся на личный прием

Фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии), контактный телефон, суть вопроса

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(абзац двадцатый статьи 6 Закона, пункт 7 статьи 6 Закона Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“)

1 год со дня предварительной записи на личный прием

Проведение ”прямых телефонных линий“

1. Лица, обратившиеся на ”прямую телефонную линию“

2. Иные лица, чьи персональные данные указаны в ходе проведения ”прямой телефонной линии“

Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства и (или) работы (учебы), контактный телефон (при необходимости), суть обращения,

иные персональные данные, указанные в ходе проведения ”прямой телефонной линии“

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(абзац двадцатый статьи 6 Закона, абзац второй подпункта 1.1 пункта 1 Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 ”О дебюрократизации государственного аппарата и повышении качества обеспечения жизнедеятельности населения“)

5 лет

Реализация образовательных программ дополнительного образования взрослых

1. Работники оператора (уполномоченного лица)

2. Работники собственников (владельцев) информационных систем и владельцев критически важных объектов информатизации, а также организаций, осуществляющих лицензируемую деятельность по технической и (или) криптографической защите информации

3. Иные лица, в отношении которых принято решение о заключении договора на оказание соответствующих услуг

4. Лица, уполномоченные на подписание договора

В соответствии с формой договора, утвержденной постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 21 июля 2011 г. № 99 ”Об утверждении типовых форм договоров в сфере образования“

Обработка на основании договора с субъектом персональных данных

(абзац пятнадцатый статьи 6 Закона)

75 лет

Организация оказания информационно-консультационных услуг

Лица, уполномоченные на подписание договора

Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы лица, личная подпись, иные персональные данные (при необходимости)

1. В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных

(абзац пятнадцатый статьи 6 Закона)

2. В случае заключения договора с юридическим лицом – обработка персональных данных, которая является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса)

3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора

Заключение и исполнение гражданско-правовых договоров, не связанных с осуществлением основных задач, возложенных на Национальный центр защиты персональных данных (например, поставка, купля-продажа, подряд и т.п.)

Лица, уполномоченные на подписание договора

Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы лица,

должность лица, подписавшего договор, иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости)

1. В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных

(абзац пятнадцатый статьи 6 Закона)

2. В случае заключения договора с юридическим лицом – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса)

3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора